Pflegesoftware richtig wählen: Was zählt und worauf viele Dienste zu spät achten

• DMRZ Pflegesoftware - ©AI

Wer einen ambulanten Pflegedienst betreibt, kennt das Problem: Der eigentliche Job ist die Pflege – aber ein großer Teil des Alltags geht für Dokumentation, Dienstplanung, Abrechnung und Kommunikation drauf. Software soll das erleichtern. Tut sie es aber auch wirklich?

Nicht immer. Viele Pflegedienste nutzen jahrelang Systeme, die sie mehr Nerven kosten als sparen – weil die Auswahl anfangs zu schnell getroffen wurde. Sechs Punkte, auf die es bei der Entscheidung tatsächlich ankommt.

Worauf es bei der Wahl der Pflegesoftware ankommt

Die Unterschiede zwischen Pflegesoftware-Lösungen sind größer, als sie auf den ersten Blick wirken – und sie zeigen sich meist erst im Alltag. Diese sechs Kriterien helfen, schon vor dem Kauf die richtigen Fragen zu stellen.

Alles aus einer Hand – oder nur Flickenteppich?

Eines der häufigsten Probleme: Pflegedienste nutzen drei, vier verschiedene Programme für Tourenplanung, Dokumentation, Abrechnung und Kommunikation. Jedes davon funktioniert für sich – aber sie reden nicht miteinander.

Daten werden doppelt eingegeben, Fehler schleichen sich ein, und niemand hat den vollständigen Überblick. Eine gute Pflegesoftware bildet alle zentralen Prozesse ab: Patientenverwaltung, Pflegedokumentation, Dienstplanung, Tourenplanung und Abrechnung – in einem einzigen System. So werden Daten, die einmal erfasst wurden, automatisch weiterverwendet.

Wer eine Leistung plant, muss sie nicht noch einmal für die Abrechnung eintippen. Zur Integration gehört heute auch die mobile Nutzung – und damit kommt der nächste Punkt.

Mobil muss selbstverständlich sein

Pflegekräfte sind den ganzen Tag unterwegs. Eine Software, die nur am Bürorechner läuft, schafft unnötige Umwege. Gut gemachte Lösungen bieten heute eine begleitende App, über die Mitarbeiter direkt beim Patienten Leistungen dokumentieren, Tourendaten abrufen und Änderungen eintragen können.

Entscheidend dabei: Was in der App erfasst wird, landet sofort im Gesamtsystem – ohne manuelle Übertragung am Abend. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Wer Patientendaten mobil erfasst und synchronisiert, trägt allerdings auch eine besondere Verantwortung – Stichwort Datensicherheit.

Datensicherheit ist kein Bonus, sondern Pflicht

Patientendaten gehören zu den sensibelsten Informationen überhaupt. Trotzdem wird Datensicherheit beim Softwarekauf oft als nachrangig behandelt – bis es Probleme gibt.

Wer eine Cloud-Lösung einsetzt, sollte darauf achten, dass der Anbieter zertifiziert ist. Das BSI-C5-Testat beispielsweise prüft über 120 Kriterien in den Bereichen physische Sicherheit, Netzwerksicherheit und Anwendungssicherheit.

Solche Zertifizierungen sind kein Marketing – sie bedeuten, dass unabhängige Prüfer das System unter die Lupe genommen haben. Ebenfalls unterschätzt wird ein Thema, das direkt ins Geld geht: die Abrechnung.

Abrechnung: Selbst machen lohnt sich

Viele Pflegedienste geben die Abrechnung an externe Abrechnungszentren ab – und zahlen dafür entsprechend. Was oft nicht bedacht wird: Externe Abrechner nehmen meist einen deutlich höheren Prozentsatz als spezialisierte Software, bei der man selbst abrechnet.

Dabei ist die direkte Abrechnung mit den Kostenträgern über das DTA-Verfahren heute technisch gut gelöst. Systeme mit automatischer Plausibilitätsprüfung erkennen Fehler, bevor die Abrechnung rausgeht – das senkt Rückläufer auf ein Minimum.

Wer einmal verstanden hat, wie das funktioniert, fragt sich, warum er jemals Geld für externe Abrechner ausgegeben hat. Genauso viel Potenzial steckt in einem Bereich, der im Büro oft täglich Stunden kostet: der Dienstplanung.

Dienstplanung: Mehr als nur Schichten eintragen

Ein guter Dienstplan ist kein starres Raster, sondern ein flexibles Werkzeug. Sonderschichten für Elternzeit, Mutterschutz, Kindkrank oder Langzeitkrank, automatische Übertragung in die Tourenplanung, Arbeitszeitkonto – das alles sollte die Software mitdenken, nicht der Dienstleiter per Hand nachtragen.

Auch die Schlüsselverwaltung ist ein oft unterschätztes Thema: Welcher Mitarbeiter hat welchen Schlüssel? Welchem Patienten ist welcher Schlüsselcode zugeordnet? Ein digitaler Schlüsselkasten im System schafft hier Klarheit, ohne dass Listen geführt werden müssen.

All das nützt aber wenig, wenn der Anbieter im Ernstfall nicht erreichbar ist – deshalb ist Support das letzte, aber keineswegs unwichtigste Kriterium.

Support: Wer antwortet, wenn es brennt?

Eine Pflegesoftware ist kein Produkt, das man kauft und dann alleine lässt. Fehler passieren, Fragen entstehen, gesetzliche Anforderungen ändern sich. Entscheidend ist, wie schnell und kompetent der Anbieter reagiert.

Vor dem Kauf lohnt sich die Frage: Landet man im Call-Center, oder spricht man mit jemandem, der das System wirklich kennt? Und wie lange dauert eine Rückmeldung garantiert?

Die richtige Software als Grundsatzentscheidung

Wer die sechs Punkte oben durchdenkt, merkt schnell: Es geht nicht darum, das günstigste oder das bekannteste System zu wählen – sondern das, das wirklich zum Betrieb passt.

Pflegesoftware ist kein Büromaterial, das man einfach austauscht, wenn es nicht passt. Einmal eingeführt, prägt sie Abläufe, Gewohnheiten und Datenstrukturen im gesamten Betrieb. Ein Wechsel kostet Zeit, Nerven und häufig auch Geld.

Deshalb lohnt es sich, vor der Entscheidung genau hinzuschauen: Wie vollständig ist das System? Wie sicher sind die Daten? Was kostet die Abrechnung wirklich – und wer macht sie eigentlich? Und läuft das Ganze auch dann noch, wenn die Pflegekraft gerade beim Patienten steht und keinen Bürorechner in der Nähe hat?

Wer diese Fragen konsequent stellt, landet bei einer überschaubaren Zahl von Anbietern, die das Handwerk wirklich beherrschen – und einer davon ist seit fast zwei Jahrzehnten im Markt.

DMRZ: Wenn Software und Abrechnung zusammenpassen

Ein Anbieter, der alle genannten Kriterien in einer Lösung vereinen möchte, ist DMRZ. Die Cloud-Pflegesoftware deckt Patientenverwaltung, digitale Pflegedokumentation nach SIS-Standard, Dienstplanung inklusive Arbeitszeitkonto, Tourenplanung und integrierte Abrechnung in einem System ab.

Dazu kommt eine kostenlose Pflege-App für die mobile Nutzung direkt beim Patienten. Was DMRZ als führende Pflegesoftware besonders macht: Man rechnet selbst ab – direkt mit den gesetzlichen Kostenträgern, privaten Kostenträgern und Berufsgenossenschaften.

Die Rückläuferquote liegt nach eigenen Angaben unter 0,02 %, weil automatische Plausibilitätsprüfungen Fehler abfangen, bevor die Abrechnung übermittelt wird. Abrechnungssätze liegen deutlich unter dem, was externe Abrechnungszentren verlangen.

Browserbasierte Software und Experten im direkten Support

Die Software läuft browserbasiert – kein Betriebssystem, keine Installation, keine Anschaffungskosten. Ab 59,99 € pro Monat, ohne einmalige Investition. Und wer Verbandsmitglied ist, zahlt in der Regel noch weniger.

Sicherheit ist beim DMRZ nachgewiesen: Das C5-Testat des BSI bestätigt mehr als 120 geprüfte Sicherheitskriterien. DMRZ investiert nach eigenen Angaben kontinuierlich in externe Audits und Sicherheitsmaßnahmen.

Der Support ist direkt – kein Call-Center-Chaos, sondern Experten, die das System kennen. Rückmeldung je nach Servicepaket innerhalb von 3 bis 24 Stunden garantiert. Geeignet für ambulante Pflegedienste, Intensivpflege, Tages- und Nachtpflege, Betreuungsdienste und Neugründer.

Über DMRZ

Hinter einer der führenden Pflegesoftware-Lösungen in Deutschland steht ein Unternehmen mit langer Geschichte im Gesundheitswesen – und nachweisbaren Auszeichnungen.

DMRZ (Deutsches Medizinrechenzentrum) mit Hauptsitz in Düsseldorf wurde mit dem Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand in der Kategorie Cloud-Computing ausgezeichnet und war Landessieger NRW beim Unternehmenswettbewerb der KfW-Bankengruppe.

Seit über 18 Jahren entwickelt DMRZ Software-Lösungen speziell für das Gesundheitswesen – von der Pflege über den Krankentransport bis zu Heilmittelerbringern und Rehasport-Anbietern.

Tausende Pflegedienste in Deutschland vertrauen heute auf die DMRZ-Plattform. Das Besondere am Geschäftsmodell: DMRZ verdient nicht an intransparenten Gebühren, sondern an fairen Monatsbeiträgen und niedrigen Abrechnungssätzen.

Mehr Informationen und kostenloser Einstieg unter: www.dmrz.de

Weiterführende Studien und Fachbeiträge

Studien und Fachbeiträge zu den im Artikel genannten Herausforderungen in der ambulanten Pflege.

• Dokumentationsaufwand in der Pflege: Pflegedokumentation beansprucht einen erheblichen Teil der Arbeitszeit und bietet großes Digitalisierungspotenzial.
• Datensicherheit bei Cloud-Lösungen: Gesundheitsdaten erfordern hohe Sicherheitsstandards wie das BSI-C5-Testat.
• Fehlerquellen in der Pflegeabrechnung: Komplexe Regelungen machen die Abrechnung anfällig für Fehler und Rückläufer.

---

---

---

Ihr Kommentar zum Thema